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会议服务

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 会议服务是指会场有一些从事现场服务的工作人员,通常被称为“会议官员”(conference officers)。这些人员要通晓外语,熟悉国际会议的程序,一般都经过培训。他(她)们似乎做的都是一些具体服务工作,但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。国际机构的常设秘书处还设有专门负责会议服务(conference service)的部门,对会议官员有一整套严格的要求。

       一、会议开始前,负责与会人员的注册登记,包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等;

      二、每次会议开始前,在进门处检查与会人员证件;31会议网开始后,将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室,将会议厅室的大门关上;

      三、迎接嘉宾,引导代表等至指定席位;

      四、记录会议的进行过程及代表的发言内容;

      五、对要求发言的代表进行登记,及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书。注意记录下代表的姓名,所代表的国家或机构及发言顺序的先后要求。有的代表要求靠前安排发言时间,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求。

       六、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。发言稿通常在该代表发言期间分发,如稿件未到,可在主持人发言小结时分发,或在下次会议开始前分发。为保证记录的准确性,如代表系临时发言且有手稿,可在其发言后向其暂借,复制后随即退还;

      七、随时准备提供必要的会议文件及有关资料,供讨论时参阅;

      八、每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、(主持人用)木槌、投影设备等是否均已符合要求;

      九、接听紧急电话并通知所要求的通话人。会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声。秘书接话应轻声。其他人员应在会议厅室外的分机接话,以免干扰会场。

      十、会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位;各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用。


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